Laatst bijgewerkt: 6 februari 2023
Preambule
Het doel van deze verklaring is om u te informeren over de manier waarop Medi-Market Parapharmacies NV (hierna Medi-Market) uw persoonsgegevens verwerkt en gebruikt.
Medi-Market houdt zich bij de verwerking van uw gegevens aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna "de AVG") en stelt alles in het werk om uw persoonsgegevens adequaat te beveiligen.
Hieronder vindt u verschillende hoofdstukken waarin wordt beschreven waarom Medi-Market uw gegevens gebruikt, welke gegevens zij verwerkt, voor hoe lang, aan wie de gegevens worden doorgegeven.
Dit zijn de belangrijkste punten:
Medi-Market verwerkt uw gegevens voornamelijk voor de opvolging van uw bestelling en in het kader van haar loyaliteitsprogramma dat is opgezet met haar partner Freedelity NV.
Uw persoonsgegevens worden voornamelijk opgeslagen in de Europese Unie. Als we samenwerken met derden die buiten de EU gevestigd zijn, hebben we de nodige waarborgen voorzien om ervoor te zorgen dat uw gegevens adequaat worden beveiligd en dat u uw rechten kunt uitoefenen;
Om uw rechten uit te oefenen en vragen te hebben over de verwerking van uw gegevens, kunt u contact met ons opnemen via
U kunt sommige van uw rechten (rectificatie, toegang) online uitoefenen via de MyFreedelity-app als u daar een account hebt aangemaakt. Het is een snellere manier dan contact met ons op te nemen via e-mail.
De verwerkingsverantwoordelijke
Medi-Market Parapharmacies NV, Avenue Cicéron 7, 1140 Evere
Onze functionaris voor gegevensbescherming is per e-mail bereikbaar:dpo@medi-market.be
Gedetailleerde informatie over gegevensverwerkingsactiviteiten
Beheer van klantgegevens (globaal overzicht)
We verwerken uw gegevens om de gegevens van onze klanten wereldwijd te beheren, om een globaal beeld te krijgen van hun gegevens en onze interacties met hen.
Categorieën van verwerkte gegevens:
Basisinformatie: identificatiegegevens (naam, voornaam, titel, geboortedatum, enz.), klantnummer, contactgegevens (e-mailadres, postadres, telefoonnummer)
Interacties: bestelgeschiedenis, winkel/online, verzonden e-mails, loyaliteitspunten, eID gelezen of niet
Communicatiekanalen: opt-in/out mail, sms, e-mail, Myfreedelity
Grondslag van rechtmatigheid:
Gerechtvaardigd belang (globaal beheer van klantgegevens)
Categorieën van ontvangers
Loyaliteitspartner (NV Freedelity): loyaliteitspartner en onderaannemer voor het klantenbestand https://www.myfreedelity.com/nl/vie-privee
Bewaartermijn:
Het loyaliteitsaccount wordt volledig verwijderd op verzoek van de klant of 5 jaar na elke inactiviteit van de klant (geen gebruik in de winkel, geen online bestelling, geen wijzigingen in het online profiel)
In het geval van klantactiviteit worden identificatie- en contactgegevens, evenals informatie over communicatiekanalen opgeslagen zolang de klant actief is.
Interactie- en transactiegegevens (aankoop)gegevens worden 5 jaar na de aankoop of interactie verwijderd.
Beheer van loyaliteitsprogramma's – het toekennen van punten en voordelen
Met ons getrouwheidsprogramma EXTRA, in samenwerking met Freedelity, kunt u punten en voordelen ontvangen. Elke keer dat u een online of in-store aankoop doet, ontvangt u loyaliteitspunten.
Categorieën van verwerkte gegevens:
Basisinformatie: identificatiegegevens (naam, voornaam, titel), contactgegevens (postadres, e-mail, telefoon), klantnummer, geboortedatum, taal
Loyaliteit: aankoopgeschiedenis, toegekende punten, interacties, toegekende voordelen, opt-in/out voor communicatie
Grondslag voor rechtmatigheid:
De klant kiest ervoor om deel te nemen aan het loyaliteitsprogramma (toestemming).
Om er deel van uit te maken, worden gegevens verwerkt (noodzakelijk voor het verlenen van de dienst): identificatiegegevens en postadres, keuze van opt-in/out voor communicatiekanalen, aankopen voor de berekening van de toe te kennen punten
Het e-mailadres en telefoonnummer zijn optioneel (toestemming).
De historiek van aankopen en interacties wordt verwerkt op basis van gerechtvaardigd belang voor een goede opvolging van de toekenning van voordelen
Aankoopgeschiedenis en interacties worden ook verwerkt om gepersonaliseerde commerciële communicatie per segment te verzenden (zie verwerking 8).
Categorieën van ontvangers:
Loyaliteitspartner (NV Freedelity): verwerker voor de database van het getrouwheidsprogramma https://www.myfreedelity.com/nl/vie-privee
Bewaarperiode
Het loyaliteitsaccount wordt volledig verwijderd op verzoek van de klant of 5 jaar na elke inactiviteit van de klant (geen gebruik in de winkel, geen online bestelling, geen wijzigingen in het online profiel)
In het geval van klantactiviteit worden identificatie- en contactgegevens, evenals informatie over communicatiekanalen opgeslagen zolang de klant actief is.
Loyaliteits-, interactie- en transactionele (aankoop)gegevens worden 5 jaar na de aankoop of interactie verwijderd.
Aanmaken van een online account (om te bestellen)
Om online een bestelling te plaatsen op onze website, moet u een klantaccount aanmaken.
Categorieën van verwerkte gegevens:
Identificatiegegevens
login (e-mailadres), wachtwoord,
Keuze uit aanvullende diensten
Grondslag van rechtmatigheid:
Identificatiegegevens, login en wachtwoord en keuzes met betrekking tot aanvullende diensten zijn noodzakelijk om de dienst te verlenen
Categorieën van ontvangers:
IT-dienstverlener voor accountbeheer (voor bestellingen)
Website beheerder
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte: ja in Zwitserland (garantie: adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie) en in de VS (garantie: modelcontractbepalingen)
Bewaarperiode
Verwijdering van het account op verzoek of na 3 jaar inactiviteit op het online account (na de laatste interactie)
Transactiegegevens worden 3 jaar bewaard in het bestelsysteem, maar kunnen nog 2 jaar worden bewaard voor statistische of marketinganalyse
Beheer van de activiteiten in verband met de voorbereiding van de bestelling en de verzending ervan
Categorieën van verwerkte gegevens:
Identificatiegegevens
Afleveradres
Opdrachten
Grondslag van rechtmatigheid:
Identificatiegegevens, afleveradres, bestelinformatie zijn nodig om de bestelservice te verlenen
Categorieën van ontvangers
IT-dienstverleners voor orderbeheer
Leveranciers van de orderpickservice
Aanbieders van pakketbezorgdiensten
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte:ja in Zwitserland (garantie: adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie); in de VS (garantie: modelcontractbepalingen)
Houdbaarheid : 3 jaar na bestelling
Product- en servicebeoordelingen verkrijgen en plaatsen
Na aankoop heeft de klant de mogelijkheid om een review achter te laten op de site via de Verified Reviews oplossing van de partner Skeepers. Aankondigingen worden gepubliceerd met alleen de voornaam van de persoon en de eerste letter van zijn naam. https://www.netreviews.com/consumers/fr/politique-de-confidentialite/
Categorieën van verwerkte gegevens:
Identificatiegegevens: voor- en achternaam van de klant (alleen de voornaam en de eerste letter van de naam van de klant worden gepubliceerd op de site met de beoordeling van de klant)
Contactgegevens: e-mailadres
Besteldatum en referentie
Aankoopbewijs in een van de winkels of online
Grondslag voor rechtmatigheid:toestemming van de klant
Categorieën van ontvangers:interne afdelingen van Medi-Market, Skeepers, latere datahostingpartner
Overdrachten buiten de Europese Economische Ruimte:VS (garantie: adequaatheidsbesluit voor het DPF-programma)
Houdbaarheid:5 jaar
Verlening van dienst na verkoop
Onze dienst na verkoop zal uw vragen beantwoorden en proberen eventuele problemen op te lossen die zich kunnen voordoen met uw producten of met betrekking tot onze diensten.
Categorieën van verwerkte gegevens:
Identificatiegegevens
Betrokken bestellingen
Tickets voor klantenservice
Retouren en retourgeschiedenis
Grondslag rechtmatigheid
Identificatiegegevens, retourinformatie, ondersteuningstickets zijn vereist om after-sales service te bieden
Categorieën van ontvangers:
Dienstverlener van after-sales service software.
Overdrachten buiten de Europese Economische Ruimte: ja, naar de VS (garanties: bindende bedrijfsvoorschriften)
Bewaartermijn: 3 jaar na het einde van het contact met betrekking tot een verzoek. In geval van een geschil worden de gegevens bewaard tot 2 jaar na het einde van het geschil.
Bestelgeschiedenis bijhouden
We houden een geschiedenis bij om een goede opvolging van de interacties met onze klanten te garanderen.
Categorieën van verwerkte gegevens:bestelgeschiedenis en retourzendingen
Grondslag rechtmatigheid:Gerechtvaardigd belang van Medi-Market bij een goede opvolging van klantinteracties, het toekennen van punten en voordelen (in geval van aanmelding voor het loyaliteitsprogramma)
Categorieën van ontvangers: de loyaliteitspartnerdie de onderaannemer is voor de database van de klant en het loyaliteitsprogramma
Overdrachten buiten de Europese Economische Ruimte: nee
Bewaartermijn:
Transactiegegevens (aankopen) worden 5 jaar na de aankoop of interactie verwijderd, of op verzoek van de klant indien ze niet langer nodig zijn in het kader van andere gegevensverwerking door Medi-Market (bv. geschillenbeheer).
Voorbereiding van commerciële communicatie op basis van aankopen van klanten (segmentatie)
Categorieën van verwerkte gegevens:aankoopgeschiedenis, leeftijd van de klant, geslacht, postcode
Rechtsgrondslag:het gaat alleen om klanten die hebben ingestemd met het ontvangen van commerciële communicatie. De basis voor rechtmatigheid is het gerechtvaardigde belang bij het aanbieden van commerciële aanbiedingen, voordelen en promoties die interessant zijn voor klanten.
Categorieën ontvangers:partner van het loyaliteitsprogramma (databaseverwerker), aanbieders van e-mail-, sms- of postdiensten
Overdrachten buiten de Europese Economische Ruimte:ja, naar de VS (garanties: modelcontractbepalingen)
Bewaartermijn:de transactie- en interactiegegevens die worden geanalyseerd om commerciële communicatie voor te bereiden, worden bewaard tot 5 jaar na de aankoop.
Verzenden van commerciële communicatie per e-mail
Categorieën van verwerkte gegevens:e-mailadres, opt-in/out voor e-mailcommunicatie
Grondslag rechtmatigheid:toestemming
Categorieën ontvangers: partner van het loyaliteitsprogramma (databaseverwerker), e-maildienstverlener
Overdrachten buiten de Europese Economische Ruimte: ja, naar de VS (garanties: modelcontractbepalingen)
Bewaartermijn:E-mailadressen worden bewaard in het algemene account van de klant zolang deze een loyaliteitsaccount heeft. Ze worden verwijderd op verzoek van de klant of wanneer zijn loyaliteitsaccount wordt verwijderd. Ze worden echter niet langer gebruikt voor het verzenden van e-mailmarketing als de klant gedurende 3 jaar geen aankoop heeft gedaan of de commerciële communicatie die hem is toegezonden niet heeft geopend (Medi-Market kan in sommige gevallen beslissen om deze periode te verkorten tot 6 maanden).
Verzenden van commerciële communicatie per post
Categorieën van verwerkte gegevens:postadres, opt-in/out voor commerciële communicatie per post
Grondslag rechtmatigheid: gerechtvaardigd belang bij het toezenden van commerciële aanbiedingen aan klanten
Categorieën ontvangers: partner van het loyaliteitsprogramma (databaseverwerker), aanbieder van mailingdiensten
Bewaartermijn: postadressen worden bewaard in het algemene account van de klant zolang deze een loyaliteitsaccount heeft. Ze worden verwijderd op verzoek van de klant of wanneer zijn loyaliteitsaccount wordt verwijderd. Ze worden echter niet meer gebruikt voor het verzenden van marketing per post als de klant gedurende 3 jaar geen aankoop heeft gedaan (Medi-Market kan in sommige gevallen beslissen om deze periode te verkorten tot 6 maanden).
Verzenden van commerciële communicatie via sms
Categorieën van verwerkte gegevens:telefoonnummer, opt-in/out voor commerciële communicatie per sms
Grondslag rechtmatigheid:toestemming
Categorieën ontvangers: partner van het loyaliteitsprogramma (onderaannemer van de database) die verantwoordelijk is voor het verzenden van sms-berichten
Bewaartermijn:Telefoonnummers worden bewaard in het algemene account van de klant zolang ze een loyaliteitsaccount hebben. Ze worden verwijderd op verzoek van de klant of wanneer zijn loyaliteitsaccount wordt verwijderd. Ze worden echter niet meer gebruikt voor het verzenden van sms-marketing als de klant gedurende 3 jaar geen aankoop heeft gedaan (Medi-Market kan in sommige gevallen beslissen om deze periode te verkorten tot 6 maanden).
Beheer van specifieke verzoeken van klanten (uitoefening van rechten, enz.)
Categorieën van verwerkte gegevens:identiteit van de klant of identificatiemiddel (e-mailadres), verzoek
Grondslag rechtmatigheid:noodzakelijk om aan het verzoek te voldoen
Categorieën ontvangers:interne diensten (DPO, verschillende afdelingen die bij het verzoek betrokken zijn), externe dienstverleners (advocaten, juridische adviseurs, dienstverleners die bij het verzoek betrokken zijn)
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte:in principe niet, tenzij het nodig is om contact op te nemen met een dienst buiten de EER
Houdbaarheid:10 jaar (retentie in geval van rechtszaak)
Rapportage, statistieken en analyse
Categorieën van verwerkte gegevens :leeftijd van de persoon, postcode, aankopen (deze gegevens worden gepseudonimiseerd voordat ze intern worden geanalyseerd of geanonimiseerd voordat ze naar externe partners worden verzonden)
Grondslag rechtmatigheid:gerechtvaardigd belang bij statistieken over de verkoop van producten per regio, leeftijdsgroep, enz.
Categorieën van ontvangers:interne analysedienst en externe partner gespecialiseerd in het opstellen van statistieken
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte: ja, naar de VS (garantie: adequaatheidsbesluit voor het DPF-programma)
Bewaartermijn:de statistieken die worden opgeslagen zijn geen persoonsgegevens meer. De ruwe gegevens die worden gebruikt om statistieken te maken, zijn gegevens uit onze bestel-, loyaliteits-, e-mail- en personeelssystemen. De bewaartermijn van de ruwe gegevens komt overeen met de termijnen die worden vermeld voor de verschillende uitgevoerde verwerkingen (zie de andere punten over de andere gegevensverwerkingen).
Cookies – het beveiligen en optimaliseren van de website
Categorieën van verwerkte gegevens:cookies, zie details van de informatie die wordt verwerkt in ons cookiebeleid https://medi-market.be/cookies
Grondslag van rechtmatigheid:
Noodzakelijke cookies: noodzakelijk om de dienst te leveren (6.1.b) AVG)
Niet-noodzakelijke cookies: toestemming
Categorieën van ontvangers: zie ons cookiebeleid
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte:ja, afhankelijk van de partners die de cookies plaatsen, zie ons cookiebeleid
Bewaartermijn:zie ons cookiebeleid
Facturering
Categorieën van verwerkte gegevens:identificatie-, contact- en aankoopgegevens
Grondslag rechtmatigheid:wettelijke verplichting
Categorieën ontvangers: accountants, financiële diensten
Overdrachten buiten de Europese Economische Ruimte:nee
Houdbaarheid:10 jaar (wettelijke verplichting)
Sollicitatie- en wervingsbeheer
Categorieën van verwerkte gegevens:
Basisinformatie: identificatiegegevens (naam, voornaam), gegevens contact (postadres, e-mailadres, telefoonnummer),
Gegevens over werkgelegenheid en vaardigheden: taalvaardigheden, vorige banen, cv's
Interacties met de personeelsafdeling, interviews, analyse van vaardigheden.
Grondslag voor rechtmatigheid:
Voor het beheer van de sollicitaties en de eerste analyse van de vaardigheden: het gerechtvaardigd belang van Medi-Market bij een efficiënt beheer van de sollicitaties, en eventueel bij het verifiëren van de waarheidsgetrouwheid van de gegevens (art. 6.1. f) AVG)
Voor de analyse van de toepassing en vaardigheden: noodzakelijk in het kader van precontractuele maatregelen die op uw verzoek worden genomen (art. 6.1. b) AVG)
Categorieën van ontvangers
Onze leverancier van HR-platforms
Onze e-mailprovider
De afdeling Human Resources van Medi-Market
Hiring managers in de verschillende afdelingen van Medi-Market
Overdrachten buiten de Europese Economische Ruimte:
Ja, naar de VS. De overdracht vindt plaats op basis van bindende bedrijfsvoorschriften.
Bewaartermijn :
Uw account wordt 1 jaar na het aanmaken verwijderd.
De gegevens die u verzendt, worden 1 jaar bewaard op het platform en door de personeelsafdeling.
Als u ermee instemt dat uw gegevens voor een langere periode in een wervingspool worden bewaard, worden de gegevens bewaard gedurende de tijd die voor die wervingspool is gedefinieerd. Deze periode zal u worden meegedeeld voordat u akkoord gaat met opname in deze reservedatabase.
Uw rechten
Reactietijd
Op grond van de wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Medi-Market verbindt zich ertoe u te antwoorden uiterlijk één maand na ontvangst van uw verzoek met betrekking tot deze rechten, die hieronder worden beschreven.
Om de termijn te laten ingaan, moet de aanvraag volledig zijn. Een sollicitatie wordt nooit als volledig beschouwd zonder zekerheid van ons over uw identiteit. Wij moeten namelijk voorkomen dat uw gegevens aan derden worden doorgegeven. Indien nodig vragen wij u om informatie om uw identiteit te bewijzen.
Als uw verzoek complex is of als u meerdere verzoeken bij ons indient, kan deze termijn van één maand met nog eens 2 maanden worden verlengd. Wij zullen u zo spoedig mogelijk op de hoogte brengen van een dergelijke verlenging.
Als uw verzoek betrekking heeft op gegevens van ons getrouwheidsprogramma, aarzel dan niet om in te loggen op uw Medi-Market-account in uw Freedelity-app. U krijgt toegang tot uw gegevens, kunt deze wijzigen en uw communicatievoorkeuren aanpassen als u dat wenst.
Welke rechten?
a) Recht op inzage van uw gegevens
Allereerst heeft u het recht op inzage in de gegevens die wij van u hebben. U heeft ook het recht om informatie te ontvangen over de doeleinden waarvoor wij uw gegevens verwerken. U vindt deze informatie in dit beleid, met name in hoofdstuk II.
Om uw recht op toegang uit te oefenen en een kopie te ontvangen van de informatie die we over u hebben, kunt u:
Bekijk uw gegevens online op uw MyFreedelity-account. Gebruik je login en wachtwoord om veilig in te loggen. U heeft al toegang tot een deel van de gegevens die we over u hebben.
Neem contact op met onze diensten via e-mail (
). In geval van twijfel kunnen wij u vragen om uw identiteit te verifiëren om te voorkomen dat uw gegevens aan derden worden doorgegeven. Het is handig als u in uw verzoek aangeeft tot welke gegevens u inzage wenst te hebben. Dit kan het gemakkelijker maken om uw verzoek te verwerken.
We herinneren u eraan dat gegevens van bewakingscamera's niet toegankelijk zijn als ze de rechten van andere mensen kunnen schenden. Medi-Market zal deze beelden alleen vrijgeven via een verzoek aan de politie. Elk verzoek of elke vraag met betrekking tot deze verwerking moet per e-mail (
) worden verzonden.
b) Recht op rectificatie, beperking en verwijdering van uw gegevens
U heeft te allen tijde het recht om uw gegevens te laten corrigeren als deze onjuist zijn.
Om dit recht uit te oefenen, kunt u uw gegevens corrigeren in de MyFreedelity-app of contact met ons opnemen via e-mail (administration@medi-market.be).
U heeft het recht om te verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens. Dit is om u te vragen te stoppen met het verwerken van uw gegevens, maar niet om deze te verwijderen. Dit recht kan enkel worden uitgeoefend in de gevallen waarin de wet voorziet, bijvoorbeeld gedurende de periode die Medi-Market nodig heeft om de juistheid te verifiëren van een gegeven dat u betwist of tijdens de verificatie dat het gerechtvaardigd belang van Medi-Market prevaleert boven dat van u.
In sommige gevallen heeft u het recht om te verzoeken om verwijdering van uw gegevens. Houd er rekening mee dat het niet mogelijk is om gegevens te hebben die Medi-Market wettelijk verplicht is te bewaren of wanneer een bestelling nog in behandeling is.
c) Recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens voor andere doeleinden
U hebt te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van uw gegevens, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, wanneer wij deze gebruiken voor ons gerechtvaardigd belang. Wij zullen dan de verwerking van uw gegevens staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of indien de gegevens noodzakelijk zijn voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Om dit recht uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via e-mail (administration@medi-market.be). We kunnen u vragen om uw identiteit te verifiëren als er geen zekerheid is.
d) Recht om toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking van uw gegevens is gebaseerd op uw toestemming, hebt u het recht om deze te allen tijde in te trekken. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking van uw gegevens voorafgaand aan de intrekking van uw toestemming. Het is heel eenvoudig om uw toestemming voor het verzenden van reclamemails in te trekken. U kunt zich uitschrijven via de link in de e-mail die u ontvangt, of u kunt uw communicatievoorkeuren wijzigen via de Myfreedelity-app. U kunt ons ook een e-mail (administration@medi-market.be) sturen.
e) Recht op overdraagbaarheid van gegevens
U heeft het recht om de persoonsgegevens die u aan Medi-Market hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen, en u heeft het recht om dezegegevens over te dragen wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming en wordt uitgevoerd met geautomatiseerde procedés.
Om dit recht uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via e-mail (administration@medi-market.be). We kunnen u vragen om uw identiteit te verifiëren als er geen zekerheid is.
f) Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit
U hebt te allen tijde het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit als u van mening bent dat u bij de uitoefening van uw rechten onrecht is aangedaan. Dit zal waarschijnlijk de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit zijn. Hun contactgegevens vind je op de websitewww.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Om uw rechten uit te oefenen, dient u zich niet te wenden tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, maar tot Medi-Market, zoals hierboven uitgelegd.
Wijzigingen in dit beleid
Deze verklaring is van kracht vanaf de datum die bovenaan deze pagina wordt vermeld.
Het kan periodiek worden bijgewerkt om beter aan te sluiten bij de manier waarop uw persoonsgegevens door Medi-Market worden verwerkt.
De up-to-date versie vind je altijd op de website van Medi-Market.